Rekisteriseloste
Maanpuolustusyhtiö MPY Oy
Maanpuolustusmitalirekisterin tietosuojaseloste
Laatimispäivämäärä 04.01.2021
1. Rekisteripitäjä
Maanpuolustusyhtiö MPY Oy
Posti- ja käyntiosoite: Döbelninkatu 2, 00260 Helsinki
2. Rekisterin yhteyshenkilö
Hallintovastaava Olli Alho
Puhelin: 040-8669690
Sähköpostiosoite: maanpuolustusmitali@maanpuolustusmitali.fi
3. Rekisterin nimi
Maanpuolustusmitalirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Palkitsemisiin ja huomionosoituksiin liittyvien henkilötietojen keruun tarkoituksena on mahdollistaa palkitseminen maanpuolustuksen hyväksi tehdystä työstä sekä kannustaa ja motivoida edelleen jatkamaan ponnistelujaan maanpuolustustyössä.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on mitalia itselleen anovan suostumus henkilötietojensa tallentamiseen Maanpuolustusmitalirekisteriin. Mikäli mitalia anotaan toisen puolesta, mitalia anovan oikeus- tai luonnollisen henkilön vastuulla on selvittää mitalin vastaanottavan tahon suostumus henkilötietojensa tallentamiseen Maanpuolustusmitalirekisteriin. Henkilö voi rajata tai vastustaa tietojensa käsittelyä Maanpuolustusmitalirekisterissä erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, mutta Maanpuolustusmitalien myöntäminen ei ole kuitenkaan mahdollista ilman henkilötietojen tallentamista Maanpuolustusmitalirekisteriin.
5. Rekisterin tietosisältö
Henkilöiden osalta Maanpuolustusmitalirekisteri sisältää seuraavat henkilöihin sekä ansiomerkkien hakemiseen liittyvät tiedot:
-suku- ja etunimet
-myönnetty maanpuolustusmitali ja solkiluokka
-syntymäaika
-sotilasarvo
-myöntövuosi
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Hakijan antamat tiedot Maanpuolustusmitalihakemuksessa.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja luovutetaan ainoastaan henkilöille, joille on myönnetty Maanpuolustusmitali ja heillä on pyynnöstä mahdollisuus saada ote rekisteristä omien tietojensa osalta. Maanpuolustusmitalia toisen puolesta anova oikeus- tai luonnollinen henkilö vastaa siitä, että se, kenelle mitalia anotaan, on antanut suostumuksensa tallentaa edellä kuvatut henkilötietonsa Maanpuolustusmitalirekisteriin.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Maanpuolustusmitalin saaneiden henkilötiedot säilytetään Maanpuolustusmitalirekisterissä ikuisesti. Sähköisesti tallennettuun rekisteriin on pääsy Maanpuolustusyhtiön omistajaliittojen toiminnanjohtajilla ja Maanpuolustusyhtiön hallintovastaavalla. Käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Rekisteri sijaitsee suojatulla palvelimella. Maanpuolustusmitalirekisterin palvelimen ja sen tietoturvaratkaisun toimittaja on ThinkIT Oy.
Maanpuolustusmitalitilauksen käsittelyyn liittyvät henkilö-, tilaushallinta- ja toimitustiedot ovat eri asia kuin Maanpuolustusmitalirekisteriin tallennettavat henkilötiedot henkilöistä, joille mitali on myönnetty. Tilaushallinnollisten tietojen käsittely on kuvattu Maanpuolustusmitalien verkkokaupan tietosuojaselosteessa.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy tietoihin
EU 2016/679:n 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
EU 2016/679:n 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
EU 2016/679:n 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus poistaa tiedot
EU 2016/679:n 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä
poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä.
Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Tietojen poistopyyntö tulee tehdä kirjallisesti joko postitse tai sähköpostitse. Osoitteet löytyvät selosteen alusta.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
EU 2016/679:n 20. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa
järjestelmästä toiseen, edellyttäen että käsittely perustuu suostumukseen tai
sopimukseen, ja että se tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus
saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti
mahdollista. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta siirtää tiedot
järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.
10. Tietoja käsittelevät tahot
Maanpuolustusrekisterin tietoja käsittelevät Maanpuolustusyhtiön hallintovastaava ja Maanpuolustusyhtiön omistajaliittojen toiminnanjohtajat. Otteita Maanpuolustusmitalirekisteristä voidaan toimittaa myös Maanpuolustusmitalitoimikunnalle, joka myöntää Maanpuolustusmitalit miekoilla.